Så genomför du en medarbetarundersökning 

Så genomför du en medarbetarundersökning 

Vill du veta hur man genomför en medarbetarundersökning? I följande artikel går vi igenom hur vi på Enkätfabriken jobbar med medarbetarenkäter med våra kunder från början till slut. Vi utgår från ett perspektiv med årliga undersökningar, med mål att undersökningen ska leda till förbättringar för de anställda.

 

Medarbetarundersökning

 

1. Uppstart & förankring 

Vad driver nöjdhet hos er?

Det första steget i att genomföra en medarbetarundersökning är att utgå från verksamheten och fundera över syfte, målsättningar och vad som kan tänkas driva nöjdhet bland medarbetarna. Därför inleder vi alltid undersökningen med ett kort uppstartsmöte där vi tillsammans går genom era förutsättningar. Utifrån denna uppstart tar vi sedan fram ett urval av frågor, tidsplan, och förslag på rapportinnehåll.  

Forskningsbaserade frågor (Som täcker OSA)

Enkätfabrikens frågor grundar sig i forskning och är framtagna utifrån de områden som systematiskt har en påverkan på övergripande medarbetarnöjdhet. Frågeunderlaget innehåller frågor som täcker Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. Utifrån Diskrimineringslagen finns dessutom frågor som berör trakasserier och särbehandling.  

Intern kommunikation viktig

Innan undersökningen påbörjas är det viktigt att förankra syftet internt – förklara varför undersökningen ska genomföras och vad det ger medarbetarna och cheferna. Detta är centralt, inte bara för att uppnå en hög svarsfrekvens, utan även för att få engagerade och ärliga svar, vilket i sin tur ger ett mer värdefullt underlag för kommande utvecklingsarbete. Inför att insamlingen påbörjas skickar vi därför ut ett FAQ-dokument med information om bland annat syfte, anonymitet och kontaktuppgifter till vår support. Det är även en god idé att marknadsföra medarbetarundersökningen internt inför själva genomförandet.  

 

Så genomför du en medarbetarundersökning 

2. Insamling 

Insamlingen i medarbetarundersökningen sker nästan uteslutande med hjälp av en webbenkät som skickas till medarbetarnas e-postadresser. Fördelen är, förutom en effektiv datainsamling, att riktade påminnelser kan skickas till de medarbetare som inte har svarat på enkäten. Om en medarbetare inte har e-post kan enkäten skickas som ett SMS och även besvaras via smartphone/padda. För att kunna följa insamlingen i realtid så finns det möjlighet att ta del av svarsfrekvensen via Enkätfabrikens portal. Det enda ni behöver göra är att skicka över medarbetarregistret till oss – resten sköter vi. 

3. Rapport och redovisning 

När insamlingsperioden är slut påbörjar vi analysarbetet och sammanställer alla svar. Analysmodellen i medarbetarundersökningen bygger på vedertagna statistiska metoder och Enkätfabriken ser det som en självklarhet att hålla sig à jour med forskning inom fältet. Arbetet anpassas till stor del efter kundens behov och förutsättningar för att få fram relevanta insikter kring medarbetarnas arbetssituation. Under hela analysprocessen läggs stor vikt på respondenters integritet, exempelvis redovisas aldrig nedbrutna resultat för grupper eller avdelningar som har färre än fem svarande.  

Redovisa statistik enkelt

För att undersökningens resultat ska vara tydliga och enkla att ta till sig har Enkätfabriken tagit fram en mycket väl genomarbetad rapportstruktur. Där finns information om hur resultaten har tagits fram och de viktigaste resultaten är sammanfattade i både text och enklare infografik. Alla frågor finns redovisade i rapporten där det även finns information om hur insamlingen har gått till. Detta för att personer som inte har deltagit i processen på företaget lätt ska kunna bilda sig en uppfattning kring undersökningen och dess resultat. För stora organisationer kan även avdelningsrapporter tas fram för att undersöka resultaten på nedbruten nivå. Rapporten bör ge er en tydlig bild av vilka område som bör prioriteras för att öka medarbetarnöjdheten. 

Medarbetarundersökning resultat

4. Uppföljning och utveckling 

Efter att medarbetarundersökningen är genomförd är det viktigt att arbeta vidare med resultatet och att det finns ett intresse av att lyssna på personalens synpunkter. Var öppen och dela resultatet med de anställda, inte bara med chefer och ledning. Involvera gärna de anställda i processen och diskutera resultatet tillsammans.  

Handlingsplan

Nästa steg i processen är att ta fram en handlingsplan utifrån resultatet och diskussionerna – något som Enkätfabriken gärna hjälper er med. Se slutligen till att kommunicera handlingsplanen och åtgärdsförslagen och säkerställ att de verkställs. Glöm inte att sedan att utvärdera hur personalen upplever förändringarna. Genom att följa dessa steg leder medarbetarundersökningen till förbättringsmöjligheter för att öka både nöjdhet, engagemang och förtroende hos medarbetarna. 

 

Vill du veta mer?

medarbetarenkät

Mollie är projektledare med fokus på medarbetarenkäter på Enkätfabriken. Mejl: mollie.reyellam@enkatfabriken.se

Genomför en Medarbetarundersökning